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プライバシーポリシー

概要

VFS Globalは在外公館や世界各地の政府の業務委託パートナーとして各種ビザ、許可証やトラベルドキュメントを受け取り、各国政府の在外公館に代わってビザ審査以外の申請業務を運営しております。この運営方法により、VFS Globalはデータ処理者、在外公館がデータ管理者となります。このプライバシーポリシーはVFS Globalが、個人(以後、申請者)の情報をビザや許可書へ申請する際にどのように収集し、取り扱い、開示し、管理し、関連する大使館への提供をおこなっているか、各目的と詳細を説明します。

個人情報の収集、取り扱い、開示の目的

申請者は、名前や写真、住所、生年月日、電話番号、パスポート情報、出生証明、収入、国籍、婚姻暦、職歴、犯罪歴、学歴等、特定の個人情報の提出が要請されます。これらの情報は各国在外公館や政府、ビザ審査官の要請を元に収集されます。

これらの個人情報はビサ申請の手続きを円滑に進めるためと、以下を含む用途のために収集、使用、開示されます。以下に記されるものがすべての用途ではございません:

  • 申請をされた各種ビザ、許可証、トラベルドキュメント申請の手続き業務において;
  • 一般的な申請受付に関連する問い合わせへの返答
  • VFS Globalで受付をおこなった申請の追跡に関連する問い合わせへの返答
  • 政府や在外公館からの要請を基に、その他サービスを提供・提案する際

個人情報の提供は任意です。しかしながら、個人情報の提供を拒否する場合、VFS Globalに期待されているサービスの提供内容に制限および影響がでる場合もございます。予めご了承ください。

各在外公館からの委任内容により、VFS Globalは(自社または他社への委託により)、ビザ申請手続き一般とVFS Globalへ申請手続きをされた方用の審査状況に関するお問い合わせにコールセンターやオンライン追跡、Eメール等のお問い合わせ窓口を提供します。

品質管理を目的とし、お問い合わせ内容は録音されます。その場合、お客様には事前に録音の旨と用途をご案内をしたうえで録音いたします。特別な要件がない限り、録音データの保存期間は30日間となります。

VFS Globalがビザ申請の際に受け取った特定のデータや情報はその後、UK (ロンドン) と インド (ムンバイ) のデータセンターにて保管・管理されます。VFS Globalが受け取った申請の中でも、European Unionの所属する方のデータはEuropean Union (EU) にて保管されます。EUに所属される方以外のデータはEU境界内にあるUK (ロンドン) のデータセンターかインド (ムンバイ) のデータセンターいずれかにて保管されます。

VFS Globalで受け付けた情報は、30日間の保管期間内に委託者である各大使館に対し、業務内容の1部として、使用、開示をすることがございます。

個人情報の開示:

VFS Globalは申請者の個人情報を交換したり、貸し出し、売買することはありません。VFS Globalは追跡以外の理由で個人情報の開示や転送をすることはありません。個人情報はサービスの提供と各責務を実行するためだけに使用されます。

しかしながら、VFS Globalは裁判所命令や進行中の裁判、その他の法律、法令、VFS Globalに調査が入った場合、法律上の権利の行使、法的要求に対する弁護、犯罪捜査、司法問題、防止策、取調べ、探知、犯罪行為への起訴、国家安全保障に関連する事項に応じる必要がある場合は個人情報の開示と共有をする場合があります。

サービス提供者のアレンジメント: VFS Globalは郵送サービスやSMS、コールセンターを運営する委託会社に個人情報の開示(または閲覧可能)する場合があります。これらの会社は提供するサービスを遂行するに必要となる情報を提供されますが、会社個人の目的の為に個人情報を使用したり開示することは認められていません。例として、申請者が郵送返却サービスを利用する場合、VFS Globalは郵送会社に名前や住所、電話番号などの個人データを開示します。しかしながらSMSのサービス提供会社へは個人情報を共有することはありません。これらの会社はVFS Globalが概要をまとめたセイキュリティー&プライバシーを遵守することが求められます。

Cookies

Cookiesはご利用者がVFS Globalのウェブサイトを訪れた際、ファイルや部分的な情報のシステムやインターネット上での保管を有効化する装置です。VFS Globalはウェブサイトをより簡単に利用いただけるようcookiesを使用しています。VFS Globalはこれによりご利用者の特定をすることはできません。

  • VFS Globalのウェブサイトではcookiesを利用した場合のみご利用いただける特定のサービスをご提供しております。
  • Cookiesを使用することにより、ログインがされた状態を保てます。
  • 殆どのcookiesは”session cookies”といい、ご利用者がウェブサイトから離れると自動でセッションを終了し、ウェブサイトご利用者のハードドライブから削除されます。”Persistent cookies”では何度ウェブサイトを訪問しても依然として有効の状態となります。
  • 申請者/ウェブサイトご利用者はVFS Globalの管理外となる、委託会社の特定ページのリンクからcookiesへ接続される場合があります。

ご利用者が1度VFS Globalのウェブサイトを訪れるとVFS Globalによるcookiesへの承認がなされます。cookiesのご利用を希望されない方は、VFS Globalのウェブサイトのご利用はお控えください。Cookiesを無効にするとVFS Globalのウェブサイト利用の際に支障がでる場合があります。

スパム

  • VFS Globalはスパムを容認しません。
  • VFS Globalのウェブサイトおよびコミュニケーションツールはスパムを送るために使用されることはありません。万が一使用された場合は送られた内容がVFS Global利用者同意に関する規約に違反していることとなります。
  • VFS Globalは、ウィルスや違法、禁止コンテンツをフィルターにかけ自動スキャンを送信前におこないます。
  • VFS Globalへスパムやいたずらメールの報告をされる場合は communications@vfsglobal.comまでご連絡ください。
  • VFS Globalは形式に限らず、送受信メッセージを永久的に保管することはありません。
  • VFS Globalは第三者にEメールアドレスを貸出、売買することはありません。
  • ご利用者はVFS Globalのウェブサイトおよびコンテンツ内の追加、変更、侵入、悪用、不正使用を認可、許可、求められることはありません。 

セキュリティー

VFS Globalでは管理下の個人情報保護を補佐する対策を実施しています。VFS Globalは管理下の個人情報保護尽力ために合理的な管理、専門技術、物理的、組織的な安全装置を維持しています。しかしながら、VFS Globalは違法アクセスや使用、変更、破壊、権限のない者による妨害や遮断には責任を負いかねます。

保存と個人情報の破棄:

VFS Globalは申請者が受け取った申請のパッケージをコピーするなどして保有することはありません。在外公館からの委託規定により、各種書類やハードコピー、申請用紙、その他の個人情報を含む記録は申請者にパスポートを返却してから30日を経過した時点で細かく刻んで破棄します。

申請の補佐目的として、更なるお問い合わせをVFS Globalに寄せられた申請者の個人情報は、各政府、在外公館の規定により、申請者がパスポート/書類を受け取られてから最長で30日間まで電子フォームにて保管されている場合があります。

VFS Globalは個人情報を保管した機器やデバイスの堅実な破棄をおこなっております。VFS Globalでは、個人情報を保管した設備 (書庫やコンピューター、ディスケット、録音テープ等) やデバイスの破棄の際は、保管した情報の除去、削除等をしたうえで、認可のされていない第三者からのアクセスができないよう適切な対策をおこなっております。

法律の遵守 

VFS Globalと提携している第三機間は該当となる法律が要請または許可する場合、捜査令状や、その他の法律違反者や捜査機関等へ個人情報を提供します。また、法律で許可されている限りで設立や訓練、法的権利の擁護において必要な場合は個人情報の開示をする場合があります。

第三者へのリンク

VFS Global ウェブサイトはVFS Globalが所有または運営しているものではない、他社や第三機間の商品やサービスのリンクも含んでいる場合があります。これらリンク先のウェブサイトで広告されているものへの支払い関連はVFS Globalにて検証されているものではありません。各商品へアクセスの利便性のためのリンクでありアクセスは任意です。VFS Globalが承認や提携をしているものではありません。アクセスの際はご利用者の慎重な判断のもと、アクセスをおこなってください。第三機関のウェブサイトそれ自体とサイト上の情報にはVFS Globalのオフィサー、社員、エージェントのいずれも一切の責任と関与をいたしかねます。

各リンク先ウェブサイトにはそれぞれ独立したプライバシーポリシーやご利用に関する規定のご案内がございます。ご利用者はそれらも合わせてよくご覧になることをお勧めいたします。VFS Globalは第三機関のウェブサイトの管理はいたしておりませんので、そのサイトにおける個人情報の取り扱いには責任を負いかねます。

個人情報について

個人情報の提供は任意となります。申請者/ご利用者はプライバシーポリシーを読み、理解し、プライバシーポリシーに記載されている個人情報の使用と開示に同意しているとみなされます。申請者/ご利用者はVFS Globalおよび在外公館、政府、ビザ審査官、第三者に対し、個人情報の更なる開示への同意を取り下げる権利を有します。

申請者/ご利用者は提供された個人情報に権利を有します。ご利用者は件名にSubject Access Request”と明記し、”お問い合わせ”ページにございますfeedback email ID まで書面で個人情報へのアクセス要請をすることができます。この要請はデータ管理者である該当の政府/在外公館に転送され、該当の政府在外公館から受け取る指示を基にVFS Globalが更なる借置をとります。

VFS Globalは申請者が提供した個人情報の正確さや信頼性への追求責任を負いかねます。VFS Globalへ提供する個人情報が正確であり、完全であり、最新であることを確認することは申請者の義務となります。

プライバシーポリシーの変更

プライバシーポリシーは変更されることが随時ございます。ご利用者/申請者はその都度VFS Globalのウェブサイト内、最新のポリシーをご確認ください。

お問い合わせ

プライバシーポリシーおよびここに記載されている内容に関するご質問はvfsprivacy@vfsglobal.comまでお問い合わせください。

ご質問

プライバシーポリシーに関するご質問はprivacyofficer@vfsglobal.comまでお問い合わせください。